L'institution

La Haute école libre mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Fonction

Vous êtes membre de l'équipe de direction du Campus

En tant que responsable logistique et administratif des deux départements :

• vous veillez à un soutien logistique (gestion du site dans son intégralité) aux différentes activités organisées sur le campus de l'Ourthe en ce qui concerne la formation initiale, continuée, la recherche et le service à la collectivité.
• vous êtes en charge d’une équipe administrative pluridisciplinaire dont vous coordonnez et répartissez les tâches en toute autonomie. L’implication dans les deux départements se fait dans une vision transversale.

De ce fait, vous êtes la personne garante du bon fonctionnement logistique et administratif du campus au quotidien en concertation avec les directions de départements et de cursus.

Vous participez aux réunions CPPT

Responsabilités (liste non exhaustive) :

1. Gestion du site :

• Participation et suivi des réunions en lien avec la gestion du campus
• Organisation et coordination des activités et évènements du site, des départements et des cursus tels que : Journées Portes Ouvertes, séance de remise des diplômes, réceptions diverses (gestion de l'agenda, mise à disposition des locaux, ...)
• Lien organisationnel entre l'équipe administrative et les différents acteurs du campus
• Conseil de l’équipe de direction du campus dans ses domaines d’action (améliorations, révision de procédures…)
• Amélioration continue de l'infrastructure du site en ce compris la participation à la coordination des activités liées au nouveau chantier du campus et liens avec les différents acteurs de celui-ci

2. Gestion de l'équipe administrative :

• Coordination, planification et suivi du travail de l’équipe administrative : création, mise en place et suivi d’instructions de travail, procédures administratives,
• Participation au recrutement, aux entretiens de fonctionnement, à l’évaluation et la formation des membres du personnel administratif de l’équipe, intégration de nouveaux membres dans l’équipe,
• Optimisation des outils de travail, de l’aménagement des espaces,
• Rôle de veille par rapport au respect des différentes échéances et procédures
• Organisation de réunions de coordination de l’ensemble de l’équipe administrative
• Garant du bon fonctionnement administratif (back up, équilibre des charges de travail, s’assurer de la solidarité dans l’équipe)
• Gestion du temps de travail de l’équipe (plannings, horaires, congés, récupérations, …)
• Encadrement et accompagnement de l’équipe : motivation, ouverture au changement, team building

Profil

Titres/expérience :

• Mobilité interne : Master ou bachelier avec une expérience de 5 ans dans la Haute école
• Recrutement externe ; Master avec expérience professionnelle de 5 ans minimum
• Une expérience en gestion d’équipe est un atout

Compétences :

• Prérequis pour la fonction :
  

• Capacité de leadership et de gestion d’équipe
• Capacité à décider en concertation
• Polyvalence, pragmatisme et rigueur
• Esprit critique et de synthèse
• Capacités rédactionnelles
• Capacité d’analyse, d’initiative, d’anticipation et de réactivité dans la résolution de dossiers
• Capacité à utiliser les outils informatiques et à évoluer avec les nouvelles technologies

• Atouts :
  

• Connaissance des logiciels internes de gestion
• Connaissances des matières relatives à l’enseignement supérieur
• Connaissance du fonctionnement institutionnel de la Haute Ecole

Qualités humaines et relationnelles :

• Sens de la communication et du contact
• Maîtrise émotionnelle
• Sens du rapport humain, de la concertation, diplomatie, négociation
• Capacité à motiver son équipe
• Flexibilité / disponibilité
• Souci de la collecte et du transfert de l’information dans le respect de la confidentialité
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
• Sens de l’équité et de l’écoute
• Capacité d’auto-formation
• Ouverture d’esprit
• Capacité à déléguer

Offre

Conditions :

• Contrat statutaire : attaché niveau 1 ou adjoint administratif 2+ selon le titre/diplôme
• Charge : Temps plein
• Rémunération selon barèmes en vigueur dans les Hautes Ecoles (barème 501 si Master - barème 346 si bachelier) - barèmes accessibles sur la page d'accueil de notre site emploi

Les candidatures doivent absolument être introduites en ligne via notre site emploi (https://emploi.helmo.be/fr/home.aspx) et doivent comporter un CV, une lettre de motivation et une copie du diplôme

Pour plus d’informations : Laurence Caré (l.care@helmo.be)

Date de clôture des candidatures : 12/05/2024 minuit

Les candidats sélectionnés seront invités à un entretien de recrutement le 17/05/2024 et à un assessment