L'institution

La Haute école libre mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Profil

Vous êtes chargé de l'accueil, du transfert d'informations et de l’intendance. Vous avez un rôle de soutien envers les collaborateurs de cursus

Principales tâches et responsabilités :

• accueil téléphonique - gestion du central téléphonique et du répondeur (mise à jour des coordonnées des personnes, enregistrement des différents messages, …)
• accueil des personnes et des fournisseurs
• transmission des informations
• gestion du courrier et de la boîte électronique de l'institut
• affichages divers (valves - borne multimédia - salle des professeurs)
• intendance du petit matériel et gestion du cleffier
• intendance des réunions
• divers : tenue du relevé "omnium missions" - relais vélocity - tenue de la boîte de secours - distribution des cartes HELMo (enseignants et étudiants)
• distributions diverses (mémentos, agenda, factures étudiants …) - vente des cartes photocopies
• soutien aux collaborateurs de cursus : gestion des présences/absences – attestations – archivage des dossiers étudiants – gestion des copies d’examens – calcul des frais photocopies par étudiant …)
• réception des travaux/rapports de stage/TFE et dispatching au membre du personnel/service concerné
• Réception et traitements des demandes d'attestations diverses

Compétences :

• capacité à utiliser les outils informatiques de base (messagerie (agendas partagés..)/word/excel) et à évoluer avec les nouvelles technologies

Aptitudes :

• ponctualité
• flexibilité/disponibilité
• souci du transfert de l'information et respect de la confidentialité
• facilité de communication/clarté d'expression
• diplomatie
• rigueur – précision – ordre
• sens de l’organisation
• capacité à travailler de manière autonome et en équipe
• maîtrise émotionnelle – gestion du stress

Offre

Contrat mi-temps

Conditions :

• Titre requis : CESS ou bachelier assistant de direction
• Brevet de secouriste (souhaité ou à acquérir)

Entrée en fonction : idéalement le 15/09/2025

Clôture des candidatures : 11/09/2025 - minuit

Entretiens : semaine du 12/09