L'institution

La Haute Ecole Libre Mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Fonction

L'assistant-e de direction a pour mission de soutenir les activités de l'équipe de direction du département en apportant une aide administrative et logistique. Elle est le lien entre l'équipe de direction et les différents acteurs qui collaborent avec le département économique et juridique de HELMo.

Tâches er responsabilités

1. Relais du service GRH

• • Gestion des attributions des enseignants :

• • • Encodage des attributions existantes et des missions transversales au département dans les différents logiciels, dans le respect des informations GRH et des budgets alloués
    • Gestion des attributions à pourvoir : analyse des candidatures au regard des obligations décrétales, organisation et participation aux entretiens (volet administratif), calcul des charges, suivi des procédures d’engagement avec le service GRH, accueil et accompagnement des nouveaux engagés
    • Gestion des absences et des remplacements

• • Interface entre le service GRH et les membres du personnel
  • Planification et suivi des entretiens d’évaluation des enseignants (participation, rédaction des rapports, respect des échéances)
  • Gestion des indépendant·e·s du département (élaboration et suivi des conventions, analyse des factures en lien avec les charges encodées)

2. Assistance à l’équipe de direction

• • Collaboration étroite avec la direction du département (travail en binôme sur certains dossiers, suivi et communication des décisions, gestion de l’agenda)
  • Organisation et suivi des réunions de direction (collèges économiques, conseils de département, réunions disciplinaires, etc.) :
    • Préparation des réunions (ordres du jour, convocations, documents annexes dans le respect des obligations et échéances décrétales)
    • Rédaction et archivage des procès-verbaux
    • Suivi et transmission des décisions aux instances concernées
    • Relais avec le service des affaires académiques (grilles de cours, critères de délibération, modifications RE/ROI, classement des cours, etc.)

• • Organisation des événements liés à la direction (assemblées générales, réunions des nouveaux engagés, etc.)
  • Interface entre l’équipe de direction et les différents acteurs du campus
  • Élaboration et mise à jour de procédures et documents organisationnels (calendrier académique du département, documents de fonctionnement, mise à jour du Portail du personnel)
  • Veille au respect des procédures et échéances institutionnelles

3. Tâches inhérentes à l’équipe administrative du département

• • Participation aux réunions de l’équipe administrative sous la supervision de la responsable administrative
  • Responsabilité en terme d’organisation d’événements (cérémonie des pensionnés, etc.) et soutien à l’organisation des événements du campus
  • Collaboration avec les différents services du campus (communication, économat, accueil, etc.) sur des dossiers ponctuels
  • Soutien à l’équipe administrative dans la mise en œuvre des nouveaux projets transversaux (corporate corner, studio, alliances européennes, refonte du portail du personnel,…)

Profil

Titre requis :

• Master (domaines : gestion, GRH, Droit)

Ou

• Bachelier en assistanat de direction ou autre domaine similaire, avec minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire

Compétences :

• Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Outlook, Teams, Suite Office)
• Aisance avec les outils et plateformes numériques, capacité d’adaptation aux nouvelles technologies
• Esprit critique, capacités d’analyse et de synthèse
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Intérêt pour le fonctionnement institutionnel de l’enseignement supérieur
• La connaissance de l’enseignement supérieur constitue un atout

Aptitudes :

• Rigueur – sens de l’organisation – sens des priorités
• Résistance au stress (gestion de périodes intenses, gestion des imprévus,…)
• Capacité d’analyse et d'anticipation dans la résolution des dossiers
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
• Souci de la collecte et du transfert des informations
• Facilité de communication - clarté d'expression – diplomatie
• Respect de la confidentialité

Offre

• Contrat de remplacement dans le cadre d’un congé maternité (du 2 mars à mi octobre)
• Temps plein (36h/sem)
• Rémunération selon barème en vigueur dans les Hautes Ecoles (si bachelier : barème 346 adjoint administratif niveau 2+ - Si master : barème 501 attaché niveau 1) – barèmes disponibles sur la page d’accueil de notre site emploi (uniquement les services prestés dans le secteur public à temps plein peuvent être pris en compte dans l’ancienneté barémique et ce, sur base d’attestations / Aucune ancienneté dans le secteur privé n’est valorisée / pas de chèque-repas / remboursement des frais de déplacements di déplacements en transport en commun)

Merci de postuler en ligne sur notre site emploi. La candidature doit comporter une lettre de motivation et un CV

Clôture des candidatures : 11/02/2026 minuit

Les entretiens auront lieu mercredi 18/02/2026. Les candidat.e.s sélectionné.e.s pour les entretiens seront averti.e.s par mail le 12/02/2026.

Pour plus d'informations :

• Cécile Dessart (c.dessart@helmo.be) - Directrice du département économique et juridique
• Adeline Caillet (a.caillet@helmo.be) - Assistante de direction