L'institution

La Haute école libre mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Fonction

Au sein de l’équipe transversale du service des Affaires Académiques, composée de 6 personnes, le collaborateur administratif exerce sa fonction en lien étroit avec les collaborateurs administratifs des différents sites, les conseillers académiques et les directions des différents cursus de la Haute Ecole.

Les missions du service des Affaires Académiques sont :

• Garantir, dans le respect du cadre légal, la mise en œuvre des décisions des autorités de la Haute Ecole et du Gouvernement de la FWB en matière d'enseignement supérieur dans les domaines administratifs et juridiques relatifs aux étudiants et aux programmes d'études.
• Organiser et coordonner le travail de gestion administrative et juridique liée aux matières académiques dans un contexte constant d'évolutions institutionnelles, décrétales et techniques.
• Soutenir, accompagner, (in-)former et conseiller les différents acteurs de la HE (directions, personnel administratif, présidents et secrétaires de jury, services transversaux, équipes pédagogiques et instances) dans toutes les matières administratives et juridiques liées aux affaires académiques.

Dans ce contexte, le collaborateur exercera les responsabilités suivantes :

• Gestion des admission / (ré)-inscriptions / modifications d’inscription / réorientations (en ce compris la vérification de la finançabilité des étudiants et de la régularité de leur dossier)
• Gestion des demandes de dérogation pour non-finançabilité et des recours pour refus d’inscription
• Gestion et contrôle de l’ensemble des dossiers étudiants de la HE
• Préparation et suivi du rapport de population (collecte 106) à l’attention du Commissaire du Gouvernement
• Elaboration, la tenue et la mise à jour des tableaux de bord, tableaux de population et statistiques internes et externes
• Conseil dans la gestion des procédures disciplinaires et gestion des recours devant la commission d’appel
• Conseil lors des délibérations dans les différents cursus, contrôle de la régularité des pv de délibérations et gestion des recours externes
• Implémentation du nouveau logiciel de gestion académique impliquant des tests, la rédaction et mise à jour de modèles de documents, la rédaction d’une documentation et la formation des utilisateurs
• Support et formation des différents acteurs pour toutes les matières académiques

Profil

Titre requis : Diplôme de l’enseignement supérieur de type court ou de type long

Expérience : Expérience professionnelle dans une fonction similaire ou dans une fonction nécessitant beaucoup de rigueur et de bonnes capacités d’analyse et de synthèse.

Une connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur est un atout.

Savoirs	Savoir-faire	Savoir-être
Aptitude à s’approprier la législation propre à l’enseignement supérieur (Décret Paysage, Financement, RFIE) et le Règlement des études et règles de fonctionnement des jurys de HELMo Aptitude à s’approprier le logiciel de gestion interne et les modules ou plateformes y associés Maîtrise de la suite Office et plus particulièrement Outlook, Teams et Excel	Capacité à lire des textes réglementaires, se les approprier et les mettre en pratique Capacité à s’approprier de nouveaux outils informatiques Affinité pour les chiffres et la gestion des données Respect des contraintes liées aux échéances internes (demandes des instances de la HE et règlement des études) et externes (échéancier des commissaires, autres demandes du Cabinet de la Ministre et des Commissaires du Gouvernement) Capacité à conseiller et former vos interlocuteurs et interlocutrices et développer ensemble une relation de confiance basée sur votre expertise	Aptitude à la communication et au partage d’informations (travail en équipe) Entretenir des relations constructives avec les autres membres de l’équipe et les collaborateurs administratifs des différents cursus/départements et apporter soutien si nécessaire Capacité d’autonomie dans le travail et la résolution des problèmes (approche orientée solutions) Pouvoir gérer son stress et faire face à des échéances ou périodes de travail plus intenses en début et fin d’année académique Flexibilité horaire tenant compte des besoins du service Attitude souple face au changement Proactivité en termes de mise à jour des connaissances Capacité d’analyse, d’initiative et d’anticipation dans le traitement de dossiers Capacité à développer et proposer des idées et solutions nouvelles afin de résoudre des problèmes éventuels Rigueur, sens de l’organisation et de la gestion des priorités

Offre

Contrat statutaire temps plein

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Rémunération selon barèmes en vigueur dans les Hautes Ecoles (barème bachelier = 346 / barème Master = barème 501)

Barèmes disponibles sur la page d'accueil de notre site emploi - Uniquement les services prestés dans le secteur public à temps plein peuvent être pris en compte dans la valorisation de l’ancienneté barémique et ce, sur base d’attestations / Aucune ancienneté dans le secteur privé n’est valorisée / pas de chèques-repas / remboursement des frais de déplacements si déplacements en transports en commun.

Les candidatures doivent impérativement être introduites en ligne via notre site emploi et doivent comporter un CV, une lettre de motivation et une copie du diplôme (les candidatures reçues par mail ne seront pas prises en compte).

Date de clôture des candidatures : 17/05/2026 minuit

Entretien le 28/05/2026.

Pour plus d'informations : Isabelle Mouraux - responsable du service des Affaires Académiques (i.mouraux@helmo.be)