Description de fonction

Responsable administratif - Staff administratif d'un campus (H/F/X) - temps plein

La société

La Haute école libre mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Fonction

Le responsable administratif est une véritable plaque tournante veillant à un soutien logistique (gestion du site dans son intégralité) aux différentes activités organisées sur le plan de la formation initiale, continuée, de la recherche et du service à la collectivité.

En tant que responsable administratif(ve) du département, vous êtes en charge d’une équipe administrative pluridisciplinaire dont vous coordonnez et répartissez les tâches en toute autonomie.

Vous êtes la personne garante du bon fonctionnement administratif quotidien en concertation avec la ou les direction(s) de département, de cursus, … tout comme des responsables des services transversaux.

Vous êtes membre du collège de direction du département.

Vous êtes membre du groupe des responsables administratives de la Haute Ecole.

Vous êtes membre du groupe de travail des affaires académiques.

Principales tâches et responsabilités :

Responsable de l’équipe administrative du département :

  1. Coordination des différents services :
  • Participation et suivi des réunions de l’équipe de direction du département, …
  • Coordination logistique et temporelle (agenda transversal) des activités du département comme : inscriptions, organisation de la rentrée, Journées Portes Ouvertes, défense TFE, séance de remise des diplômes, réceptions diverses, mise à disposition des locaux, …
  • Lien avec les Services Transversaux au sein de la Haute Ecole
  • Lien organisationnel entre le(s) DC, les DA/DS, les chargés de missions, les enseignants, … et le staff administratif
  • Conseil de l’équipe de direction dans ses domaines d’action (améliorations, révision de procédures, propositions d’outils transversaux, …)
  1. Gestion d’équipe :
  • Participation au recrutement, Intégration de nouveaux membres dans l’équipe, aux entretiens de fonctionnement, à l’évaluation et la formation des membres du personnel administratif de l’équipe
  • Coordination, planification et suivi du travail de l’équipe administrative : création, mise en place et suivi d’instructions de travail, procédures administratives,
  • Optimisation des outils de travail, de l’aménagement des espaces, de l’amélioration de l’équipement, …
  • Rôle de veille par rapport au respect des différentes échéances et procédures
  • Organisation de réunions de coordination de l’ensemble de l’équipe administrative
  • Gestion du temps de travail de l’équipe (horaires, congés, récupération, …)
  • Gestion des conflits
  • Encadrement et accompagnement de l’équipe : motivation, ouverture au changement, team building …

Profil

Titre/Expérience :

Si candidat externe : Master

Si candidat HELMo : Master ou possibilité pour un MDP 2+ avec une expérience de 10 ans (par promotion en interne)

Expérience professionnelle de 5 ans minimum en dehors de la Haute Ecole

Une expérience en gestion d’équipe est un atout

Compétences :

Prérequis pour la fonction :

    • Capacité de leadership et de gestion d’équipe
    • Capacité à décider en concertation
    • Polyvalence, pragmatisme et rigueur
    • Esprit critique et de synthèse
    • Capacités rédactionnelles
    • Capacité d’analyse, d’initiative, d’anticipation et de réactivité dans la résolution de dossiers
    • Capacité à utiliser les outils informatiques et à évoluer avec les nouvelles technologies
    • Accompagner au changement
    • La connaissance des matières relatives à l’enseignement supérieur est un atout
    • La maîtrise de l’anglais (2nde langue étrangère est un atout)

Compétences à développer :

    • Connaissance des logiciels interne de gestion : Proéco – Helmo Gestion – Horairix – Dinclock
    • Maîtrise des matières relatives à l’enseignement supérieur (académiques, financières, GRH)
    • Connaissance du fonctionnement administratif du département
    • Connaissance du fonctionnement institutionnel de la Haute Ecole

Qualités humaines et relationnelles :

  • Sens de la communication et du contact
  • Maîtrise émotionnelle – résistance au stress
  • Sens du rapport humain, de la concertation, diplomatie, négociation
  • Capacité à motiver son équipe
  • Flexibilté /disponibilité
  • Souci de la collecte et du transfert de l’information dans le respect de la confidentialité
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
  • Sens de l’équité et de l’écoute
  • Capacité d’auto-formation
  • Ouverture d’esprit
  • Capacité à déléguer

Offre

Contrat statutaire temps plein

Rémunération selon barèmes en vigueur dans les Hautes Ecoles (barème attaché - niveau 1 (501)

Barèmes disponibles sur la page d'accueil de notre site emploi - Uniquement les services prestés dans le secteur public à temps plein peuvent être pris en compte dans la valorisation de l’ancienneté barémique et ce, sur base d’attestations / Aucune ancienneté dans le secteur privé n’est valorisée / pas de chèques-repas / remboursement des frais de déplacements si déplacements en transports en commun.

Les candidatures doivent absolument être introduites en ligne via notre site emploi et doivent comporter un CV, une lettre de motivation et une copie du diplôme

Date de clôture des candidatures : 22/05/2022 minuit

Processus de recrutement :

  • Epreuve écrite éliminatoire
  • Entretien de recrutement
  • pour les candidats retenus après l'entretien,
    • un assessment
    • un possible 2ème entretien

Pour plus d'informations : Laurence Caré (l.care@helmo.be)

  • Lieu: Liège
Veuillez patienter durant le traitement de votre demande
Mail vers vos amis
Mail(s) envoyé avec succès
Une erreur c'est produite, veuillez contacter votre administrateur système
[fermer]