La société

La Haute Ecole Libre Mosane s’inscrit au cœur de la région liégeoise. Active dans le domaine de l’enseignement supérieur elle a comme mission la formation initiale, la recherche, la formation continuée. Comme acteur de formations, elle participe au développement de sa région dans les secteurs pédagogique, technique, social, économique et de la santé. Dans un esprit d’excellence, elle stimule et développe des pratiques pédagogiques innovantes, la créativité et l’esprit d’entreprendre.

Fonction

L’assistant-e de direction a pour mission de soutenir les activités de l’équipe de direction du département en apportant une aide administrative et logistique. Elle est le lien entre l’équipe de direction et les différents acteurs qui collaborent avec le département économique et juridique de HELMo.

Tâches et responsabilités

1. Relais du service GRH
   

• Gestion et encodage des attributions des enseignants (+ rôle de veille par rapport aux différents budgets)
• Soutien administratif à la gestion du personnel :
  • Organisation des entretiens de recrutement, participation à ceux-ci pour les questions administratives
  • Suivi des procédures d’engagement
  • Gestion des absences/remplacements
  • Relai entre le service GRH et les membres du personnel,
  • Interlocuteur des membres du personnel concernant les questions GRH
  • Planification des entretiens d'évaluations des enseignants, participation à ceux-ci et élaboration des rapports
  • Edition et suivi des conventions des indépendants
• Rôle de veille par rapport aux respect des procédures HELMo

2. Assistance à l’équipe de direction

• Etroite collaboration avec la direction de département (gestion de l’agenda, travail en duo sur des dossiers spécifiques, suivi et communication des décisions,…)
• Gestion des réunions de la direction (collèges économiques, conseils de département, réunions disciplinaires,…)
  • Préparation en amont (ordre du jour, documents annexes, convocations)
  • Rédaction des PV et archivage
  • Suivi et transmission des décisions
  • Relai avec le service des affaires académiques (grille de cours, critères de délibérations, modifications RE/ROI, cours à conférer,…)
• Interface entre la direction et les différents acteurs du campus (enseignants, administratifs,…)
• Elaboration de procédures diverses selon les besoins et mises à jour des documents organisationnels
• Soutien à l’organisation d’événements
• Collaboration avec les différents services du campus (communication, économat, accueil,…) sur des dossiers ponctuels
• Rôle de veille par rapport au respect des procédures HELMo

3. Participation à la gestion des horaires

• Gestion quotidienne des absences des enseignants et des demandes de modification d'horaires

Profil

Titre requis :

• Bachelier en assistant de direction ou autre domaine avec expérience dans l’administratif
• Expérience de 3 ans dans une fonction similaire souhaitée

Compétences :

• Parfaite maîtrise des outils informatiques de base (Outlook, Teams, Suite office,…),
• Affinité avec les outils/plateformes informatiques, capacité à évoluer avec les nouvelles technologies
• Esprit critique et de synthèse
• Capacités rédactionnelles
• Intérêt pour le fonctionnement institutionnel de la Haute Ecole
• La connaissances des matières relatives à l’enseignement supérieur est un atout

Aptitudes :

• Respect de la confidentialité
• Flexibilité/disponibilité
• Rigueur – précision – ordre
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans le respect de la hiérarchie
• Sens de l’organisation
• Fiabilité et honnêteté
• Capacité d’analyse, d’adaptation et d’initiative
• Souci de la collecte et du transfert des informations
• Capacité d’anticipation dans la résolution des dossiers
• Facilité de communication/clarté d’expression
• Diplomatie

Offre

• Contrat de remplacement dans le cadre d’un congé maternité
• Temps plein (36h/sem)
• Rémunération selon barème en vigueur dans les Hautes Ecoles (barème 346 - adjoint administratif de niveau 2+) – barèmes disponibles sur la page d’accueil de notre site emploi (uniquement les services prestés dans le secteur public à temps plein peuvent être pris en compte dans l’ancienneté barémique et ce, sur base d’attestations / Aucune ancienneté dans le secteur privé n’est valorisée / pas de chèque-repas / remboursement des frais de déplacements di déplacements en transport en commun)

Merci de postuler en ligne sur notre site emploi.

La candidature doit comporter une lettre de motivation et un CV

Pour plus d'informations :

• Cécile Dessart (c.dessart@helmo.be) - Directrice du département économique et juridique
• Adeline Caillet (a.caillet@helmo.be) - Assistante de direction